IR 情報

お問い合わせ

BLOG

電子認証局サービス BLOG

電子帳簿保存法改正のポイントと企業が注意すべき点とは?

2020 年 12 月に「令和 3 年度税制改正の大綱」が閣議決定され、デジタル化・グリーン化の方針に関係する税制、法改正が盛り込まれています。このなかで、電子帳簿保存法改正が規定されおり、2022 年 1 月から帳簿書類のスキャナ保存に関する事前承認の制度が廃止され、請求書や領収書などの電子保存の利便性が向上することが期待されています。

電子帳簿保存法については、 サイバートラスト BLOG で解説していますように、国税関係帳簿や国税関係書類について、一定の要件のもと従来は紙で保存しなければならなかった書類を電子的に保存することを認めるための制度です。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法では、以下の帳簿や書類を電子的に保存することが認められています。

帳簿類

仕訳帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳

決算関係書類

棚卸表、貸借対照表、損益計算書

その他書類

契約書、領収書、預り証、預金通帳、手形類、見積書、請求書など

所得税および法人税を納税する企業が電子取引を行った場合、取引データである電磁的記録を保存しておく必要があります。電子取引のデータ保存にあたっては同法が定める要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法は、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること、および電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく図内右の3種類(①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引)に区分されています。

 電子帳簿保存法上の区分

(出典)国税庁「 電子帳簿保存法 改正の概要

改正前の従来の制度では、電子データの保存においては運用開始 3 か月前までに所管する税務署に申請する必要があり、利用するシステム等について承認申請書を作成し、責任者や作業工程を記載した事務手続きの概要の作成、提出が必要でした。申請の手間や承認されるまでの期間のロスなど、導入に踏み切れない企業が多かったことも背景にあり、同法の抜本的な見直しが行われました。今回大きく見直しされたポイントは以下の 5 点で大きな改正のポイントは「電子データ保存要件の大幅な緩和」と「電子的に受領したデータの電子保管の厳格化」です。

【ポイント1】事前承認制度の廃止

前述のとおり、電子データ保存するためには申請と税務署の承認が必要でした。この承認制度を廃止することで、企業にとっては導入のための申請手続きなどが必要なくなります。

改正前

電子帳簿制度を導入して帳簿を電子化する際は、原則 3 か月前までに所管税務署へ申請し承認を得なければならない。承認を受けるシステムの説明書や事務手続き書類の準備、社内で電子化する要件を決定してから半年~1 年程度の期間を要する。

改正後

所管税務署への事前承認制度が廃止され、必要とされるスキャナや会計システムなどを揃えて基準を満たせば、すぐに電子帳簿保存を開始できる。

【ポイント2】タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは、電子データが作成された日時を証明するものです。タイムスタンプが付与された電子データがそれ以降改ざんされていないことを証明することができますが、この要件が一部緩和されています。

改正前

国税関係書類をスキャナで読み取ったの際、受領者が署名したうえで 3 営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がある。

改正後

スキャナで読み取った際の署名が不要となり、タイムスタンプの付与期間が最長 2 カ月に延長され、電子データの修正・削除をしたことをログに残せるシステムで、時刻認証機能を備えたクラウドサービス等での保存が可能となる。

【ポイント3】スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

不正防止を目的とした内部統制の一環として、社内規定を整備する必要があり、電子データの事務処理についても、厳重なチェック体制と定期的な検査が必要とされていましたが、その要件が廃止され原本の即時破棄が可能となります。

改正前

書類をスキャナで読み取った電子データを保存する場合、社内規定の整備、定期検査などを実施する必要がある。また、事務処理担当者は 2 名以上で対応する必要がある。

改正後

適正事務処理要件が廃止され、定期検査まで保存が必要だった原本は、スキャナで読み取った後すぐに破棄が可能になり、事務処理担当者も 1 名での対応が可能となる。

【ポイント4】検索要件の緩和

帳簿を電子データで保存する際は、必要なデータを閲覧できるように、検索要件ではシステムに検索機能を確保する必要がありましたが、この要件が緩和されています。

改正前

取引年月日、勘定科目、取引金額やその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定しなければなりません。日付や金額に係る記録項目については、その範囲を指定し検索できるようにする必要があり、2 つ以上の記録項目を組合せた検索条件の設定する必要がある。

改正後

検索要件が、「年月日」「金額」「取引先」の 3 つの条件に削減され、税務署からの電子データのダウンロードの要請に対応できるようにしている場合は、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保が不要になった。

【ポイント5】電子取引データの厳格な保存

電子データによる取引においては、書面を印刷して保存することすることが廃止されるため、必ず電子データとして保管することが必要になります。この要件も、改正電子帳簿保存法が施行される 2022 年 1 月 1 日以降は法令で定めた要件に従ってデータ保存することが必要です。例えば、電子メールの添付ファイルで受領した請求書などを印刷し、紙で社内決裁を行い紙で保存するという運用をされている場合には、運用の見直しを検討する必要があります。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)第七条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

(出典)e-Gov 法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

電子帳簿保存法改正における注意点

電子帳簿保存法の改正により大幅に要件が緩和され、多くの企業・組織で電子データの保存が進むことが予想されます。電子化によって注意が必要なこととしては、データの改ざんや隠ぺいなど不正行為に対する厳しい措置があります。具体的にはスキャナーで読み取った電子データや電子取引のデータを改ざん、隠ぺいなどをして税を逃れるために不正な申告をした場合、通常課される 35% の税の額に 10% がさらに加重されます。電子取引データにはタイムスタンプの付与、訂正や削除履歴をシステム上で確認できるよう「真実性の確保」をすることが重要です。自社独自でシステム開発するには負荷が大きくなるため、請求書管理サービスや帳票管理サービスなどの対策が取られたクラウドサービスの利用を検討しましょう。

電子帳簿保存法の改正について解説しましたが、所得税および法人税を納税する企業が電子取引を行った場合、取引データである電磁的記録を保存しておく必要があります。電子取引データの保存要件については、改正電子帳簿保存法の第 7 条に以下のように定められており、遵守する必要があります。

検索性の確保

保存期間

7 年間あるいは 10 年間(法人税法の規定による)

保存要件

関係書類の備え付け

システムの概要や操作マニュアルなど

見読性の確保

ディスプレイ画面に整然とした形式で表示できるなど

検索機能の確保

取引年月日などの記録事項を一定の条件で指定できる検索機能

保存上の措置

下記のいずれかの措置を行うこと

発行者のタイムスタンプが付与された電子データを保存すること

取引情報の授受後、約 2 か月以内にタイムスタンプを付与し、データ保存担当者等を確認できること

訂正、削除をおこな行った事実・内容を確認すうことができるシステム(又は訂正・削除ができない)はその電子データを保存すること

訂正削除防止に関する事務処理規程を整備し、備え付けし備え付けしておくこと

真実性の確保とは、電子データの書類が正しい内容であることを証明するための要件となり、具体的に以下の内容が電子帳簿保存法で定められています。

書類種類

要件概要

帳簿

訂正・削除履歴の確保

・削除や訂正の事実を確認できる
・業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる

相互関連性の確保

電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる

帳簿・書類

関係書類等の備付け

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付け

働き方改革や業務効率化を行うためには、帳簿の電子保管は重要で電子データの真実性を確保するために、社内規程による人的な対応のみではなく、タイムスタンプの付与が最適ではないかと思います。

書面や帳簿書類の電子化における各種法令の改正が進み、日本国内でもさまざまな業種や分野で電子化できるよう整備が進んでいますので、この記事がビジネスプロセスのデジタル化を検討されている皆さまのお役にたてると幸いです。

本記事に関連するリンク
  • iTrust リモート署名サービス
    書面の電子化や電子契約で求められる長期に渡る真正性を保証する長期署名に対応したクラウドサービスです。
デジタルトランスフォーメーションのための電子認証基盤 iTrust
SSL/TLS サーバー証明書 SureServer Prime
組込み Linux にプラスして 長期間の製品ライフサイクルをサポート EM+PLS