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進む電子取引と取引文書のデジタル化

~ 電子帳簿保存法への対応や働き方改革と DX 推進するためには? ~

2022 年 1 月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子請求書や電子契約書などの電子データによる取引においては、書面を印刷して紙で保存することが廃止されたため、必ず電子データで保管することが必要です。例えば、電子メールの添付ファイルで受領した注文書や請求書などのデータを紙に印刷してから社内決裁を行い、紙で保存するという運用を行っている場合には、電子データで決裁してから保存するなど、業務プロセスを見直す必要があります。改正電子帳簿保存法における要件については、「BLOG 電子帳簿保存法改正のポイントと企業が注意すべき点とは?」で詳しく解説しています。

電子取引データの厳格な保存

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)第七条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

(出典)e-Gov 法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

 電子署名のイメージ画像

では、企業・組織は改正電子帳簿保存法に対して何から対応をはじめれば良いのでしょうか。そもそも電子帳簿保存法は、高度情報化やペーパレス化を推進するために、帳簿書類の電子保存を認めるために創設された法令です。
関係書類を電子データで保存するための根本的な目的は、IT 化やデジタルトラスフォーメーション(DX)化することです。各種法令の整備や改正には、電子化を促進するためのものがあり、労働人口減少や変化速度が速いデジタル化社会に対応するためには、紙での業務を電子化し、デジタル化できない業務については、人が行うことで業務を効率化することができます。

法令対応にあたって対象となる関係書類は数多くありますが、すべての関係書類を電子化することは難しいため、先ずは国税関係帳簿や国税関係書類に関する業務を棚卸して、優先して電子データ保存することが可能な業務から対応していくことが必要です。

 電子帳簿保存法の対象となる関係書類と電子データでの保存必須となる関係書類

電子帳簿保存法の対象となる関係書類と電子データでの保存必須となる関係書類

改正電子帳簿保存法では、「電子取引に係る電磁的記録(電子取引データ)」が、電子データを保存・保管することが原則となるため、時間やリソースを考慮したうえで対象となる業務に絞ることで、2024 年 1 月から義務化されるまでの猶予期間に対応することが可能ではないかと思います。

電子取引に係る電磁的記録(電子データ)

従来、送受信した電子取引データを、印刷・ファイリングして保存していたと思いますが、これが廃止になるため、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムやサービスを利用してデータ保存する必要があります。電子取引データを保存する際に必要な措置は以下のとおりです。

  1. 送信者タイムスタンプ付与
  2. 授受後 67 日以内にタイムスタンプ付与、保存担当者情報の確認
  3. 訂正や削除データ履歴のシステム保存
  4. 訂正削除防止の事務処理規程の作成
  5. 検索機能の確保(項目:日付・金額・取引先、日付・金額範囲指定、2 つ以上の項目による条件設定)等

※1~4 はいずれかを対応

サイバートラストでは、請求書や契約書の電子化が進むなか、企業や組織のセキュアな DX 推進を支援し、DX における課題に対応し安心・安全に利用できるソリューションを提供しています。
注文書・請求書・契約書などの各種書面の電子化、証書・証明書などの電子化における発行元証明と改ざん対策を可能にする「iTrust 電子署名用証明書 」ならびに「iTrust リモート署名サービス 」を提供しています。
「iTrust 電子署名用証明書」を発行する電子認証局は、Adobe 社の Adobe Approved Trust List(AATL)に対応しているため、Acrobat Reader で開くと「署名済みであり、すべての署名が有効です」と表示され、視覚的に信頼することができます。
「iTrust 電子署名用証明書」は、お客様の規模や用途に応じてデジタル署名を行うための 3 つのタイプを提供しています。

iTrust リモート署名サービス連携タイプ

「iTrust リモート署名サービス」連携タイプでは、「iTrust 電子署名用証明書」を「iTrust リモート署名サービス」内の HSM に格納してご利用いただきます。
長期署名に対応したデジタル署名とタイムスタンプを付与するためのシンプルな API を用いて「iTrust 電子署名用証明書」によるデジタル署名の付与が可能で、電子請求書サービスや請求書発行・管理するシステムなどと連携することができます。
また、「iTrust リモート署名サービス」は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC) の厳格な基準に基づく審査が実施され、「JIPDEC トラステッド・サービス(リモート署名(電子契約))」として登録されています。

iTrust リモート署名サービス連携イメージ

iTrust リモート署名サービス連携 イメージ

HSM タイプ

HSM タイプでは、「iTrust 電子署名用証明書」をお客様が個別にご用意される、FIPS 140-2 レベル 2 以上の HSM に格納してご利用いただきます。HSM に格納された「iTrust 電子署名用証明書」を利用して、長期署名に対応したデジタル署名を付与するためのシステムをお客様で開発することが必要です。

対応する HSM については、「iTrust 電子署名用証明書」の「iTrust 電子署名用証明書に対応した HSM の一覧 」をご確認ください。

USB トークンタイプ

USB トークンタイプでは、「iTrust 電子署名用証明書」をサイバートラストが USB トークンに格納したものをご提供します。お客様のパソコン上で、Adobe Acrobat や Adobe Reader などのアプリケーションを用いて、デジタル文書へのデジタル署名が可能です。また、Adobe Acrobat や Adobe Reader などにタイムスタンプの設定を追加することで、デジタル署名時に認定タイムスタンプを付与することが可能です。また、認定タイムスタンプの付与を無償 ※1 で提供しています。

※1
無償での認定タイムスタンプ付与には上限があります。
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